维持订房记录有两个主要动作，即最初订房的文件归档和变更修改订房的细节。
（1）文件归档
在预约表格上或电脑里记录订房及更正房间可用表后，订房人员应将其归档。
    酒店营销部门要注意了，订房表格或订房卡通常依时间先后顺序排列，例如：依照顾客到达酒店日期及姓名的字母顺序排列。
 

归档时，文件可按以下类别进行；
1）今日到达。顾客在待定的日子到达和入住。
2）方案A—暂时订房或询问。此类订房不需要酒店去确认，这些订房可能会转变成取消或已订房但顾客不出现。
3）方案B—确认订房。此类订房是指顾客给出了实际的订房承诺，并会抵达酒店。
4）完成订房。此类顾客停留和离开的资料保留，有助于未来的客房销售。这些归档的文件资料通常是酒店取得重要资讯的渠道，更是酒店经营不可缺少的资料。
（2）修改订房
    顾客要求换房或取消是常有的事。在这种情况下，订房人员要及时对改正或取消的表格和最初预定的表格以及信件进行归档。同一时间，订房人员应将房间可使用的显示图改正过来，如果有取消订房的状况，订房人员需记录各种不同细节，以保证已确定取消订房，并且要通知由谁负责处理取消订房。如果有任何不一致的状况发生，订房人员都要及时查出并改正错误。取消订房的记录，应包括以下内容：
1）最初的订房日期。
2）顾客姓名。
3）取消订房日期。
4）取消订房顾客的姓名。
5）取消的号码。
6）负责办理订房、取消订房的办事人员姓名以及已经取消的所有详细项目。