在预约时，酒店营销人员一定要记下顾客所有的要求，但顾客日后可能有变化，所以，酒店营销人员必须将双方所同意的事项记录在合约书上并请顾客签字，以保障顾客与酒店自身的权利。
    如果顾客没时间亲自到酒店签约手续，酒店营销人员可以通过书面、传真或邮寄的方式，将文件送至顾客手中，请顾客在合约上签字，签妥后再传真或邮寄回酒店。
 

    在签订合约时，酒店通常要求收取费用的10%作为订金。价格在不同酒店之间，甚至在同一酒店里也会有差异。酒店价格通常根据以下因素来决定：旺季或淡季、团队大小、逗留天数、房间种类，使用房间天数、已知的出席情况及过去会议团队的困难等。
    把所有房间除套间外都定价在最低价和最高价之间，而不管楼层及地理位置。有些顾客付多于平均价的房价，有些顾客却付少于平均价的房价，这又叫做无差别定价。不管价格靠什么决定，价格确定而清楚是很重要的。会议组织者会在酒店价格尽可能低的原则上确定一个双方都能接受的折扣价。