为了更好地理解信息交流对于管理控制的作用，我们可以拿图书馆打个比方：尽管一个图书馆中可能藏书几百万册，但是读者如果不能快速找到他们所需要的数，这样的图书馆对他们一点作用也没有。这就是为什么图书馆花大量的时间来编制书籍的目录，并保证所还书籍放回原处。今天的组织就能像一个充满书籍的图书馆，根本就不缺乏数据。但是缺乏处理数据的能力，也就是说，缺乏将正确的数据在需要的时候送给正确的人。一个图书馆如果有你所要的书，但却不能找到它或是花几周的时间才能找到它，那么这个图书馆可能毫无用处。而管理信息系统则不同，它具有按一定方式阻止好的数据，而且可以在一个合理的时间内查找这些数据。数据对管理者来说是没有什么用处的。只有经过分析和处理的数据才变为信息。管理信息系统就是采集数据并将其转换成对管理者可用的信息。
 

        现代企业VI设计控制系统需要信息交流，控制过程可以被看成是一种对信息的处理过程，这一过程主要包括以下三个环节：
        •输入环节：捕获或收集来自企业内部或外部环境的原始数据；
        •处理环节：将原始输入的数据转换成更具有意义，更有用的形式；
        •输出环节：将经过处理的信息传递给有关人员或用于生产活动中。